7 min
12 września 2023
Budżet w projektach IT
Zadając pytania dotyczące budżetu projektu klienta, staramy się przede wszystkim dostosować naszą ofertę do konkretnych potrzeb i możliwości finansowych. Chcemy zaoferować rozwiązania, które będą najlepiej odpowiadać oczekiwaniom i parametrom projektu, jednocześnie utrzymując się w ramach określonych środków finansowych.
Wiedza na temat wysokości budżetu pozwala nam również na odpowiednie zarządzanie zasobami i czasem. Możemy na przykład skupić się na najważniejszych funkcjonalnościach lub dostosować harmonogram, jeśli okazuje się, że środki, jakimi dysponuje Klient są ściśle ograniczone.
Czy pytanie o budżet jest potrzebne?
Tak, bowiem kluczem jest zrozumienie ram finansowych w których się poruszamy.
Wyobraź sobie sytuację w której kupujesz samochód i twoje wymaganie to: szybkość. Jeśli nie określisz budżetu najlepszą odpowiedzią będzie hypercar pokroju Pagani czy Bugatti. Natomiast jeśli określisz budżet, czyli wymaganie to szybkość ORAZ maksymalnie X zł, wówczas w zależności od jego wysokości, odpowiedzią może być auto jednej z niemieckich czy japońskich marek.
Jeśli w planowaniu finansów w projekcie wyjdziesz od drugiej strony, czyli potraktujesz budżet nie jako stałą, ale wartość wynikową, a za wartości stałe przyjmiesz ilość ruchu, wielkość asortymentu, funkcjonalności, wówczas to my zaproponujemy zarówno technologie jak i budżet kierując się najlepszym interesem klienta. Wówczas ocenisz, czy jesteś w stanie poczynić inwestycję na tym poziomie kosztów.
Pytanie o budżet nie jest zatem sposobem na ograniczenie klienta czy zbadanie jego maksymalnych możliwości finansowych, ale pragmatyczną koniecznością związaną z mnogością dróg jakie można obrać w projektach IT. W Beecommerce.pl dążymy do tego aby wspólnie z klientem pracować nad osiągnięciem sukcesu projektu i ciągłym zapewnianiem, że inwestowane środki są odpowiednio wykorzystane w tworzenie wartości.
W związku z tym, jeśli czujesz się niekomfortowo gdy wprost pytamy cię o budżet, zawsze możemy omówić przykładowe koszty i budżety podczas spotkania zapoznawczego. Właśnie po to, aby wyjaśnić cały proces i zapewnić zakończoną sukcesem współpracę.
Rola budżetu klienta w rozwoju oprogramowania nie polega na ograniczaniu kreatywności, szukaniu sub-optymalnych rozwiązań ani obniżaniu jakości projektu. Jest to raczej narzędzie pomagające podejmować świadome decyzje mające na celu zapewnienie jak największej wartości inwestycji przy stawianych przed projektem celach i założonych zasobach finansowych.
Możemy myśleć o budżecie jak o wskazówce w świecie tworzenia oprogramowania. Pomaga nam wybrać najbardziej wartościowe i realne rozwiązania, które są dostosowane do konkretnych potrzeb, wymagań i możliwości.
Oczywiście nie oczekujemy od Ciebie podania dokładnej kwoty, ale należy podać orientacyjną liczbę, która odzwierciedla Twoje oczekiwania i możliwości.
Mając na uwadze budżet, możemy przejść do kolejnych kroków: analizy zakresu prac, wyboru technologii i narzędzi, ustalenia harmonogramu projektu oraz realizacji.
1. Analiza
Wyobraź sobie, że przybywasz na wielkie targi, wystawę z nowinkami technologicznymi, nie mając pojęcia o tym, jaki jest limit Twoich wydatków.
Przyciągają cię liczne nowinki, lśniące gadżety, lecz bez określonego budżetu będzie trudno dokonywać mądrych wyborów, prawda? Chcesz wszystko, ale czy wszystko jest Ci faktycznie potrzebne, albo czy na wszystko Cię rzeczywiście stać?
Obecnie branża IT to właśnie taka wielka wystawa technologicznych nowinek- korzystanie z serwerów w chmurze w porównaniu do lokalnych serwerów, wybór progresywnej aplikacji internetowej zamiast aplikacji natywnych, technologia headless, wyszukiwarki głosowe, wyszukiwanie obrazem, technologia GPT4 i wiele, wiele innych możliwości. Mając wiedzę o Twoim budżecie, jako doświadczony software house, pomożemy Ci zrobić owocne "zakupy" i wybrać najlepsze rozwiązania z tego technologicznego gąszczu możliwości.
2. Rozwiązania szyte na miarę
Dzięki precyzyjnemu określeniu budżetu, jakim na swój projekt dysponuje Klient a przede wszystkim jasnym określeniu celów stawianych przed projektem, możemy dobrać odpowiednie technologie i narzędzia, które pomogą Ci odnieść sukces. Rozwiązania które zaproponujemy to często technologiczne klocki, których umiejętne połączenie wytworzy dla Ciebie realną wartość.
W beecommerce.pl korzystamy zarówno z dostępnych projektów OpenSource, software'u komercyjnego jak i pisanego "od zera" oprogramowania.
3. Wydajność
Przejrzysty budżet pomaga nam zobaczyć szerszy obraz i skuteczniej układać elementy systemu i infrastruktury, dobierać technologie i rozwiązania adekwatne do celu projektu.
Podając namacalny przykład, jeśli zamawiasz Magento Headless ze środowiskiem developerskim i przeznaczysz 100zł miesięcznie na infrastrukturę, to "na papierze" szybki system będzie prawdopodobnie wolniejszy niż WordPress pisany za 5000zł. Podobnie przy wdrożeniu: napisane Magento + VSF w 100h będzie technologicznym i wizualnym potworkiem. Dlatego ważne jest odpowiednie dobieranie technologii do wymagań i budżetu. Lub budżetu do wymagań i technologii.
Z naszego punktu widzenia, istotnym elementem przygotowania się do wyceny i realizacji projektu jest przedstawienie Klientowi możliwych do wykorzystania narzędzi i zakresu ich możliwości. Przydatne na tym etapie są przykłady z rynku, bo często pojęcie technologiczne którymi się posługujemy są sformułowaniami abstrakcyjnymi dla osób mniej technicznych. Dlatego często na warsztatach przechodzimy przez różne referencje dopytując jak ma działać i wyglądać planowany projekt.
Jeśli jesteś startupem zajmującym się sprzedażą detaliczną, nie będziesz potrzebować zaawansowanego systemu rekomendacji opartego na sztucznej inteligencji. Prosty system zamówień online zaadresuje kluczowe potrzeby i zmniejszy obciążenia budżetowe
4. Podejście etapowe
Etapowe podejściem do rozwoju zakłada krokową realizację projektu. Zaczynamy od najważniejszych funkcji - tych, bez których Twój produkt nie mógłby działać produkcyjnie.
Często w projektach liczy się możliwie krótki Time To Market, czyli opublikowanie wersji MVP. To świetne podejście by iteracyjnie budować produkt tym samym dopasowując go do zbieranego w międzyczasie feedbacku z rynku. Widzieliśmy już wiele projektów, które rozpisane na 2-3 lata i trzymane w ciemnych kazamatach softwarehousów, w momencie gdy oglądały pierwsze promienie słońca, były już produktami niedopasowanymi do szybko zmieniającego się otoczenia biznesowego i tym samym wyrzucane do kosza. Nazwijmy to roboczo biznesowym samobójem na życzenie.
Podejście krokowe pozwala na szybkie generowanie przychodów z wdrożonych podstawowych funkcji, które można następnie rozwijać i dodawać nowe elementy technologicznej układanki. Tym samym możesz zrealizować podstawowe założenia projektu, a w dalszych krokach go rozwijać.
Co więcej, stopniowo oddając małe kawałki projektu możesz przetestować produkt na rynku, zanim w pełni zaangażujesz się w całą inwestycję. Przypomina to nieco jazdę próbną samochodem przed sfinalizowaniem zakupu albo szycie garnituru na miarę.
5. Rozwój i ograniczenie ryzyka
Każda firma ma na celu rozwój, a oprogramowanie powinno być w stanie rosnąć wraz z firmą i wydajnie nadążać za wzrostem liczby klientów i potrzebami.
Jeśli Twój budżet jest większy niż potrzebny na początkowy rozwój, możemy już na początku zacząć kłaść podwaliny pod przyszły rozwój. Możemy zasugerować dodatkowe funkcje, które dodadzą wartości, takie jak wbudowanie analityki GA4, dodanie nowych modułów czy pluginów do posiadanego CMSa, zaplanować skalowalność oprogramowania.
Chodzi jednak o znalezienie równowagi. Jeśli budżet jest skromniejszy, nie musimy planować tego wszystkiego z góry, rozwój możemy podzielić na etapy, uzależnić od uzyskanych dochodów a tym samym od posiadanego przez Ciebie budżetu. Lubimy obserwować jak wdrażane przez nas rozwiązania same fiannsują dalszy rozwój projektu. To dla nas znak że wykonaliśmy dobrą robotę. I że nasza wspólna przygoda będzie wieloletnim doświadczeniem.
Rozwój oprogramowania może, ale nie musi, być drogą krętą i wyboistą. Za rogiem mogą czaić się nieoczekiwane koszty. W końcu, otoczenie biznesowe się zmienia, chociażby wymogi prawne jak Omnibus czy RODO.
Planując budżet, nie zapominaj, że oprogramowanie "żyje", ewoluuje i to wiąże się z kosztem jego adaptacji czy utrzymania. Dlatego nie planuj wydawać całego budżetu na wdrożenie, a przeznacz 20-50% na jego rozwój w perspektywie kilku lat.
