Bezpieczeństwo współpracy z dostawcą w modelu dropshippingowym

O tym jak wygląda prowadzenie sklepu w modelu dropshippingowym pisaliśmy w osobnym artykule. Teraz omówimy kwestię związaną z wymianą danych pomiędzy sklepem a magazynem dropshippingowym.

Sprzedaż w modelu dropshippingu

Przypomnijmy, że w tym modelu sprzedaży to hurtownia z którą współpracujesz wysyła zamówienia bezpośrednio do klienta docelowego. Wiąże się to z koniecznością przekazania danych twojego klienta podmiotowi zewnętrznemu. O czym pamiętać, żeby wszystko odbyło się bezpiecznie i zgodnie z prawem?

Umowa pomiędzy sklepem internetowym a hurtownią/magazynem

1. stron umowy

2. przedmiotu umowy

3. procedury składania zamówień

4. sposobu przekazywania dostawcy złożonych zamówień - warto określić z jakich systemów integracji będziecie korzystać, jak przesyłać stany magazynowe, dane o produktach, kto odpowiada za ich utrzymanie, czy wymiana danych odbywa się na zasadzie wymiany plików czy interfejsu

5. sposoby płatności i ich obsługa

6. koszty, terminy i sposoby dostaw - szczególnie nad terminami dostaw warto się pochylić. W regulaminie swojego sklepu nie możesz mieć krótszego terminu realizacji zamówienia niż ten, który gwarantuje hurtownia, bo ostatecznie to ty będziesz odpowiadał za niedotrzymanie terminu dostawy do klienta. Również sposoby dostawy muszą być spójne.

7. sposób pakowania zamówień - warto doprecyzować kto odpowiada za dostarczenie opakowań, czy i jakie standardy mają spełniać, czy będą miały logo twojej firmy itd. Większość hurtowni korzysta z własnych opakowań do wysyłki towaru.

8. przyjęty przez strony model dropshippingu - kto jest sprzedawcą dla klienta końcowego.

9. procedury zwrotu towaru, gwarancji i rękojmi i reklamacji - jeśli chciałbyś, żeby zwracany lub reklamowany towar trafił bezpośrednio do hurtowni która wysyła towar, taki zapis powinien znaleźć się w umowie, tak samo jako sposób rozliczenia zwracanego towaru. Po twojej stronie będzie leżało odpowiednie poinformowanie klienta o właściwym adresie do odesłania produktu (regulamin, strona www, formularz zwrotu).

10. zakres praw i obowiązków sprzedawcy i dostawcy

11. stosunek stron umowy do klienta końcowego - kto jest zobowiązany do spełnienia obowiązków informacyjnych wobec klienta końcowego

12. zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa

13. zapisy spełniające wymagania informacyjne RODO - zgodnie z nimi, użytkownika należy poinformować m.in. o:

• celu przetwarzania (zasadniczym, choć nie jedynym celem przetwarzania danych w sklepie internetowym, jest realizacja umowy sprzedaży);

• okresie przetwarzania danych;

• odbiorcach danych, czyli podmiotach, którym udostępniasz dane osobowe użytkownika. Takim odbiorcą może być np. dostawca oprogramowania do prowadzenia sklepu internetowego, zewnętrzne biuro księgowe, z usług którego korzystasz, i do którego mogą trafić dane klientów zawarte na fakturach, czy personel Twojego sklepu, współpracujący z Tobą na podstawach cywilnoprawnych (np. na umowie zlecenie czy umowie o dzieło) – jeśli otrzymuje dostęp do danych użytkownika.

• z hurtownią powinieneś zawrzeć tzw. umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Powinna ona zawierać: rodzaj przekazywanych danych osobowych, kategorie osób, których dane dotyczą, zobowiązanie hurtowni do przetwarzania danych wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, obowiązek stosowania przez hurtownię odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Umowa, regulamin

Pamiętaj, że te wszystkie formalności to nie tylko papierologia, której musisz dopełnić. Ich przestrzeganie zabezpiecza nie tylko twojego klienta, ale i Ciebie przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi. Pamiętaj również o warunkach odstąpienia od umowy zawartej z dostawcą, sposobie dochodzenia roszczeń.